Ideell uke: slik planlegger du uken og får kontroll på kalenderen

Du lager et tidsbudsjett for både livet og arbeidet. Da ser du hva det faktisk er plass til, og hvilke valg du må ta for at uken skal fungere. Planen skal være noe du kan bruke når en forespørsel kommer, slik at hvert ja ikke krever en ny vurdering av hele hverdagen.

Finn ut hva tiden går til

Før du tegner den ideelle uken, bør du undersøke en vanlig uke. Registrer hva du gjør og omtrent hvor lang tid det tar. Du kan bruke en app som Toggl eller Clockify, eller notere manuelt. Poenget er å se forskjellen mellom det du tror fyller dagene og det som faktisk skjer.

Se etter avbrudd og oppgaver som gjentas. Sjekker du e-post mange ganger fordi noe haster, eller fordi du stadig åpner den mellom andre ting? Har du kundemøter spredt slik at du aldri får en lengre arbeidsøkt? Denne oversikten gjør planen mer realistisk enn om du begynner med en helt tom kalender og gode intensjoner.

Skriv deretter ned alt som skal få plass: kundemøter, leveranser, salg, innhold, oppfølging, regnskap, administrasjon og planlegging. Ta også med det som lett blir usynlig, som forberedelser og etterarbeid. Et møte på en time bruker ofte mer enn den timen i kalenderen.

Legg inn livet før du fordeler arbeidet

Søvn, måltider, trening, familie og tid for deg selv er en del av kapasiteten din. Legger du inn alt arbeidet først, blir disse behovene skjøvet til det som er igjen. Da planlegger du en uke som er vanskelig å leve i, selv om den ser produktiv ut.

Begynn med de faste grensene. Når trenger du å avslutte? Hvilke avtaler skal ligge fast? Hvilke deler av dagen trenger du uten møter? Du kan også sette av tid som bare heter privat. Du trenger ikke forklare innholdet for å behandle den som opptatt.

Min egen lunsjblokk mellom klokken 12 og 13 er et slikt eksempel. Den er satt av til et ordentlig måltid, luft og en pause, og jeg foreslår et annet tidspunkt hvis noen vil møtes da. Verdien ligger i at grensen allerede er bestemt; den blir ikke forhandlet på nytt hver gang noen spør.

Når livet har fått plass, ser du hvor mange arbeidstimer du faktisk har. Da blir det også tydeligere om planen krever at du tar bort noe, samler oppgaver eller leverer på en annen måte.

Gi arbeidsdagene en tydelig retning

Dagstemaer hjelper deg å samle arbeid som krever omtrent samme type oppmerksomhet. Du kan bruke mandag til planlegging og produksjon, tirsdag til kunder, onsdag til prosjektarbeid, torsdag til synlighet og fredag til administrasjon. Dette er mulige temaer, og du velger dem ut fra din egen leveranse.

Fordelen er at du slipper å skifte mellom alle rollene hele tiden. En dag med kundesamtaler krever andre forberedelser enn en dag med skriving og utvikling. Når like oppgaver får plass sammen, bruker du mindre kapasitet på å komme inn i arbeidet på nytt.

Sett også et tidspunkt for når dagen starter og slutter. En ramme, for eksempel fra 08.30 til 18.00, gjør det mulig å se om du prøver å få plass til mer enn dagen rommer. Du skal ikke velge disse tidene fordi de står her; du skal velge en arbeidsdag du har tenkt å holde.

Beskytt konsentrasjonen med arbeidsblokker

Innenfor dagen kan du bruke timeblocking, der du setter av perioder til bestemte typer arbeid. Tre til fire typer blokker er nok til å begynne med, som produksjon, møter, synlighet og administrasjon. Oppgavelisten kan endre seg, mens selve plassen til arbeidet består.

Legg det mest krevende arbeidet der du har best kapasitet til det. Hvis du tenker klart om formiddagen, er det dyrt å gi bort hele den tiden til møter som like gjerne kunne ligget senere. Du trenger et bevisst forhold til hvilke oppgaver som får den beste delen av dagen.

Min tirsdag har vært organisert med oppstart fra 09.00 til 09.30, konsentrert arbeid til 11.30 og meldinger frem til lunsj klokken 12. Etter lunsj ligger kundemøter og oppfølging fra 13.00 til 16.00, før avslutningen frem til 17.00. Eksemplet viser hvordan ulike behov kan få hver sin plass uten at du må bestemme alt på nytt samme morgen.

Legg inn overgangstid og buffer. En plan som bare fungerer når alle møter slutter presist og ingen oppgaver tar lengre tid, er for trang. Buffer på 30 til 60 minutter to til tre ganger i uken gir deg rom til å håndtere det som ikke gikk som planlagt.

Samle møtene og lag en slutt på dagen

Hvis kalenderen er åpen for møter hele uken, blir konsentrasjonsarbeidet det som må tilpasse seg. Prøv å samle kundesamtaler på én eller to dager, eller bestemte deler av dagene. Da får du lengre perioder der du kan arbeide uten å måtte være klar for neste samtale.

Du trenger også en rutine for å begynne og avslutte. I starten av dagen kan du bruke 15 til 30 minutter på å sjekke det viktige, se over kalenderen og velge én til tre oppgaver som skal bli gjort. Det gir deg et utgangspunkt før innboksen begynner å foreslå andre prioriteringer.

Ved avslutningen går du gjennom det som gjenstår, noterer neste steg og bestemmer hva som skal få plass i morgen. Det som ligger og surrer, får et sted å være uten at du må bære det gjennom kvelden. Når arbeidet er samlet opp på denne måten, blir det lettere å avslutte selv om alt ikke er ferdig.

Du vil fortsatt få unntak. Et viktig møte må tas i fokusblokken, eller en lansering trenger en annen rytme. Da flytter du arbeidet bevisst og bestemmer når du skal tilbake til planen, fremfor å la ett unntak bli den nye normalen.

1. 01KartleggSe hvor tiden går
2. 02PrioriterLegg inn det viktigste
3. 03SamleGi like oppgaver plass sammen
4. 04JusterBruk erfaringen fra uken

Se også på måneden og prøv planen i praksis

Noen oppgaver fungerer bedre samlet over en måned enn fordelt likt hver uke. Du kan produsere flere podcastepisoder i en bolk, bruke en hel dag på innhold eller sette av én til to dager til større strategiarbeid. Se derfor på hvilke uketyper eller faste månedsøkter leveransen din trenger.

Legg deretter malen i en egen kalender med farger for de forskjellige blokkene. Gjentakende hendelser gjør rammene synlige, og du kan tilpasse booking og tilgjengelighet til dem. Har du et team, bør de forstå når du er tilgjengelig og hva tiden er satt av til.

Test i en vanlig uke og legg merke til hvor planen bryter sammen. Har du glemt etterarbeid? Er oppstarten for lang? Har du lagt kreativt arbeid til et tidspunkt du vanligvis er sliten? Det er slik du finner en rytme som passer deg. Gå gjennom malen hvert kvartal, slik at den følger businessen og livet du faktisk har.

Begynn enkelt med de viktigste private rammene og én beskyttet arbeidsblokk. Når du klarer å holde dem, har du et bedre grunnlag for å planlegge resten enn om du lager en perfekt uke som aldri blir brukt.

Selvsjekk før du skisserer din ideelle uke

• Vet jeg hva som faktisk fyller en vanlig uke?
• Har livet og de faste grensene mine fått plass først?
• Er det beskyttet tid til konsentrasjonsarbeid og rom for forsinkelser?
• Vet jeg når arbeidsdagen slutter og hva som skjer med det som gjenstår?